L’entreprise

Within3 est le leader mondial de la gestion des informations pour les organisations du secteur des sciences de la vie. Leur plateforme identifie les bonnes personnes, les engage activement et fournit des réponses qui favorisent une prise de décision agile et éclairée.

Le défi

Après avoir obtenu plus de 100 millions de dollars de financement pour la croissance de l’entreprise en 2020, Within3 s’est penché sur une expansion internationale. L’entreprise cherchait à faire passer ses effectifs de 60 travailleurs sur six sites à environ 250 travailleurs dans le monde entier.

Avant de clôturer la levée de fonds, Within3 possédait des entités commerciales aux États-Unis et au Royaume-Uni et travaillait avec quatre partenaires Organisation professionnelle d’employeurs – PEO en Asie-Pacifique. Comme il était déjà assez difficile de gérer quatre Organisations professionnelles d’employeurs – PEO (contacter quatre personnes pour chaque élément d’action s’avérant loin d’être idéal), l’équipe RH de Within3 a décidé de consolider sa main-d’œuvre internationale sous un seul partenaire capable également de favoriser la croissance.

« Nous voulions un partenaire international avec un réseau de plus de 150 pays », a déclaré Michael Long, vice-président des ressources humaines chez Within3, « qui pourrait nous donner efficacement accès à n’importe quel pays et nous permettre d’embaucher là où se trouve le client, afin que nous puissions offrir au client un soutien local. Nous cherchions un partenaire capable de réagir et de grandir avec nous. »

Dans la mesure où Within3 n’avait pas l’intention de créer de nouvelles entités commerciales, son partenaire de choix devait garantir la conformité. De plus, il fallait fournir un service de qualité. « Nous ne voulions pas que ce soit uniquement un système de billetterie ou d’envoi d’e-mails à un grand nombre de personnes aléatoires susceptibles de soutenir différentes choses », a déclaré Long. « Nous voulions centraliser les communications vers une ou deux personnes à l’échelle internationale. »

La solution

Intégration

L’équipe de Papaya a entrepris de consolider les données des quatre Organisations professionnelles d’employeurs – PEO avec lesquels Within3 travaillait. « Le service pratique fourni par l’équipe CS était incroyable », a déclaré Long. « Tout s’est passé assez rapidement ; je ne me souviens pas d’avoir eu de retard ou de contretemps. Papaya a également aidé les travailleurs à s’intégrer assez rapidement en leur expliquant ce que signifie rejoindre le réseau de Papaya. »

Faciliter la croissance

En tant qu’agrégateur de portage salarial disposant d’un vaste réseau de partenaires nationaux (Profil client idéal), Papaya a permis à Within3 d’embaucher immédiatement à l’échelle internationale. Au cours des processus de recrutement, l’équipe RH de Within3 a trouvé CountryPedia de Papaya – une ressource actualisée sur la paie, les codes du travail et les codes fiscaux dans plus de 160 pays – ce qui s’est avéré utile.

« Vous devez faire en sorte que les personnes que vous embauchez soient convaincues qu’elles bénéficieront des mêmes protections qu’avecune entité », a déclaré Long. « Ainsi, lorsque je faisais des offres à des personnes du monde entier, j’ouvrais la page CountryPedia et je leur montrais à quoi elles avaient droit dans le cadre de la nouvelle configuration. Disposer d’une ressource où les nouveaux arrivants peuvent voir qu’ils entrent dans une configuration appropriée était essentiel pour le recrutement. »

Conformité & sécurité

Le moteur de conformité intégré de Papaya et de ses experts internes en matière d’ embauche internationale garantissent que Within3 est toujours du bon côté des lois locales du travail et des réglementations en matière de protection des données. « Et du point de vue des données, la plateforme est sécurisée », a déclaré Long. « Cela nous donne ce dont nous avons besoin dans le sens où tout est stocké au même endroit, et lorsque nous travaillons avec l’équipe CS, ils se concentrent beaucoup sur l’utilisation du hub en ligne, nous n’avons donc pas besoin de télécharger et d’envoyer des fichiers par e-mail. »

Service haut de gamme

« L’équipe de réussite client est la principale raison pour laquelle nous travaillons avec Papaya », a déclaré Long. « Le support qu’ils apportent est sans égal : ils sont réactifs, instructifs et chaque question que nous avons reçoit une réponse. C’est l’aspect humain qui nous aide vraiment à grandir avec nos employés. »

Les résultats

Depuis 2020, Within3 s’est développé sur 20 sites, portant sa main d’œuvre à 250 personnes. « La collaboration avec un partenaire qui pouvait réellement nous aider à croître en tant qu’entreprise internationale a rendu le retour sur investissement presque immédiat », a déclaré Long. « Et puis, du point de vue des coûts, il y a eu un retour sur investissement immédiat, car nous avons réduit les coûts en consolidant nos activités sous l’égide d’un seul partenaire, au lieu d’avoir plusieurs partenaires avec des modèles de tarification différents. »

Le partenariat avec Papaya n’a pas seulement réduit les coûts de Within3, il a également allégé la charge de travail de l’équipe RH. « J’économise probablement cinq à six heures par mois, ce qui représente un gain de temps considérable, en matière d’approbations », a déclaré Long. « Chaque élément de ligne est décomposé et je peux tout voir sur une seule page. C’est beaucoup plus simple que de devoir jongler avec 20 pièces différentes. Quant à mon équipe, avoir un seul fournisseur au lieu de 20 leur fait gagner environ 50 % de temps. »

En plus de vous faire gagner un temps précieux, la suite de reporting (BI) de Papaya fournit à Within3 des informations inestimables. « Nous avons certainement accès à une bonne série de rapports », a déclaré Long. « Il est utile pour nous de localiser les coûts associés à différentes choses – c’est-à-dire décomposer et comparer le coût de la paie, le coût des avantages sociaux, – à certains moments de l’année. « Nous vérifions généralement que tout est conforme à nos prévisions budgétaires tous les 6 à 12 mois. »