Unternehmen

SentinelOne erzielte 2021 bei seinem Börsengang die höchste Bewertung eines Cybersicherheitanbieters aller Zeiten. In einem Bereich, in dem ein gnadenloser Wettbewerb um die besten Talente herrscht, hat der mitarbeiterzentrierte Ansatz von SentinelOne dem Unternehmen großen Erfolg beschert.   

Herausforderung

Als eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen in der Cybersicherheitsbranche benötigte SentinelOne eine globale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung, die mit seinem rapiden Wachstum Schritt halten kann.

Dazu musste die veraltete Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware des Unternehmens durch eine automatisierte Lösung ersetzt werden, die manuelle Prozesse überflüssig machte, das Onboarding vereinfachte und das notwendige lokale Fachwissen bereitstellte, mit dem SentinelOne schnell wachsen und weltweit die maßgeblichen Vorschriften einhalten konnte.

Selbst als das Unternehmen auf mehr als 2.000 Mitarbeiter in 33 Ländern angewachsen war, wurde die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer noch mit Excel-Tabellen erstellt und bei jedem Gehaltszyklus manuell aktualisiert – was mit zunehmender Mitarbeiterzahl immer schwieriger wurde.

Jede Änderung an den Personalakten, wie Gehaltsänderungen, einmalige Bonuszahlungen oder auch Adressänderungen, löste einen wiederkehrenden, mehrstufigen Prozess aus, der viel Zeit in Anspruch nahm und eine umfassende Prüfung zur Sicherung der Richtigkeit aller Angaben notwendig machte.

„Ich war immer besorgt, dass ich etwa vergessen oder falsch eintragen würde, zum Beispiel die falschen Spesen für einen Mitarbeiter – und dass unsere Lohn- und Gehaltsabrechnung dann falsch wäre“, sagt Roman Becker, der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Verantwortliche bei SentinelOne.

Das Problem wurde durch die Notwendigkeit verschärft, die besten Talente weltweit einzustellen und an das Unternehmen zu binden. Die Lösung musste alle Beschäftigungsformen unterstützen, wozu auch die Fähigkeit zum Einrichten von Employer of Record in zahlreichen Ländern gehörte.

Außerdem musste sie SentinelOne bei der Gründung neuer Unternehmen helfen und die Mitarbeiter effizient vom EoR in die eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung überführen.

SentinelOne betrachtet seine Mitarbeiter als Schlüssel für den Unternehmenserfolg. Die Mitarbeitererfahrung ist deshalb absolut entscheidend. Jede Änderung an seiner Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung musste sowohl den Mitarbeitern als auch der Gehaltsabrechnungsabteilung zugute kommen.

Lösung

Modernisierung der Verfahren in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Papaya setzte sofort ein Upgrade der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von SentinelOne um, automatisierte das Verfahren und stellte mit seinem integrierten Prüfsystem die Richtigkeit der Daten sicher.

„Wir arbeiten jetzt mit einem Tool und einem einzigen Datensatz“, erklärt Herr Becker. „Wir müssen nicht mehr all die Excel-Tabellen sammeln und die Daten berechnen. Sobald ich die Gehaltsänderungen eingegeben habe, ist alles erledigt. Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund und geht direkt an unsere Partner in den jeweiligen Ländern. Es gibt weniger Fehlerpotenzial.“

Außerdem wurde der Onboarding-Prozess rationalisiert, wie er sagt. „Man gibt nur ein paar grundlegende Personaldaten ein und der Rest wird automatisch erledigt“, fügt er hinzu.

Lokale Fachkenntnisse für die globale Anwendung

Während SentinelOne seine Lohn- und Gehaltsabrechnung auf die Papaya Plattform umstellte, übernahm es auch gerade ein Unternehmen mit Mitarbeitern an mehreren Standorten – ein Übergang, der die Unterstützung der internen Experten und lokalen Partner von Papaya erforderte.

„Papaya hat uns bei den rechtlichen und operativen Elementen dieses Ablaufs unterstützt. Ohne sie hätten wir das nicht geschafft“, meint Ana Kershaw, Senior HR Partner bei SentinelOne. „Papaya war in dieser Situation unser Leuchtturm, der uns Orientierung und Beratung in den frühen Phasen der Etablierung in einem neuen Land geboten hat.“

Herr Becker bemerkte, dass das ICP-Modell von Papaya – also das Netzwerk bevorzugter Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnungsangelegenheiten am jeweiligen Standort – einen immensen Mehrwert für den Betrieb darstellt. „Unsere Partner vor Ort leisten mehr als die Lohn- und Gehaltsberechnung.

Sie bieten uns fachkundige Beratung zu künftigen Vorgehensweise, zum Beispiel bezüglich des Angebots von Sozialleistungen für Mitarbeiter, oder wenn uns eine schwierige Kündigung bevorsteht“, sagt er.

Eine Lösung von Anfang bis Ende

Frau Kershaw erklärt, sie sei beeindruckt, wie gut Papaya jeden Schritt der Lohn- und Gehaltsabrechnung und darüber hinaus abdeckt. „Von der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zur umfassende Unterstützung bei Beschäftigungsangelegenheiten – bei Papaya fanden wir alles an einem Ort“, meint sie. „Alle Tools, die wir für unsere globale Skalierung brauchen.“

Ergebnisse

Weil Papaya bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Führung übernahm und fachkundige Anleitung zur Expansion mithilfe seines ICP-Netzwerks bot, gewann SentinelOne einen vertrauenswürdigen Partner für alle Aspekte der Entwicklung seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Transparenz

Der Wechsel von der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung bei SentinelOne zu einer automatisierten Plattform, die alle 33 Standorte auf einem Bildschirm zusammenführt, verschafft SentinelOne die Transparenz, die dem Unternehmen bei der Arbeit mit manuellen Prozessen fehlte. „Wir nutzten eine Reihe von Excel-Dateien, um die notwendigen Informationen zu verfolgen“, erklärt Herr Becker. „Jetzt finden wir alles in der Papaya Plattform. Und wir nutzen die Business Intelligence von Papaya, um unsere Kosten zu vergleichen.“

Integrationen

„Durch die Integrationen von Papaya finde ich auf Tastendruck alles, was ich brauche“, sagt Herr Becker mit dem Hinweis, dass SentinelOne seine Daten aus NetSuite und Expensify mit der Papaya Plattform integriert hat.

„Früher mussten wir Buchungen selbst manuell erstellen, aber heute werden sie automatisch von Papaya erzeugt und in NetSuite hochgeladen“, erklärt Herr Becker.

„Bei Expensify luden wir die Informationen üblicherweise manuell herunter und dann wieder manuell in die Profile der einzelnen Mitarbeiter hoch. Dank dieser Integration läuft alles automatisch.“

Sicherheit

„Wir sind ein Cybersicherheitsunternehmen, weshalb Cybersicherheit natürlich oberste Priorität für uns hat“, sagt Herr Becker. „Über das Papaya Personal-Portal ist der Zugriff auf personenbezogene Daten und Gehaltsabrechnungen sehr sicher.

Einige Unternehmen versenden ihre Gehaltsabrechnungen immer noch per E-Mail, was einfach verrückt ist. Aber Papaya verfügt über eine durchgängig sichere Methode zum Versenden von Gehaltsabrechnungen.

Ein Partner für Unternehmenswachstum

Möglicherweise am wichtigsten ist, das SentinelOne einen echten Partner für Unternehmenswachstum gefunden hat, der seine aktuellen Prozesse unterstützt und SentinelOne bei der Vorbereitung auf die Zukunft hilft.

„Es fühlt sich wirklich so an, als wäre unser eigenes Team größer geworden. Wir sind stark integriert und arbeiten sehr eng zusammen, was die Geschäftskontinuität an allen Standorten gewährleistet“, erklärt Frau Kershaw.

„Wir sind uns sicher, dass Papaya auch unser weiteres Wachstum und unsere Expansion unterstützen kann und in Zukunft zu unserem Erfolg beitragen wird“, fügt sie hinzu.