L’entreprise

SentinelOne a initié en 2021 l’introduction en bourse la plus importante de l’histoire dans le secteur de la cybersécurité. Dans un domaine où la concurrence pour attirer les meilleurs talents est féroce, SentinelOne a prospéré grâce à son approche axée sur le personnel.   

Le défi

SentinelOne, l’une des entreprises à croissance rapide dans le secteur de la cybersécurité, avait besoin d’une solution de paie internationale capable de suivre le rythme effréné de sa croissance. Pour ce faire, il était impératif de remplacer son logiciel de paie obsolète par une version automatisée qui éliminait le travail manuel, simplifiait l’intégration et offrait l’expertise nationale dont SentinelOne avait besoin pour se développer rapidement et rester en conformité dans le monde entier.

Alors que l’entreprise comptait plus de 2 000 employés dans 33 comtés, ses opérations de paie reposaient essentiellement sur des feuilles Excel et une gestion manuelle de chaque cycle de paie, ce qui devenait de plus en plus difficile à gérer à mesure que le nombre d’employés augmentait. Toute modification des dossiers des employés, telle qu’un ajustement de salaire, une prime unique ou même un changement d’adresse, était un processus répétitif, en plusieurs étapes, qui prenait du temps et nécessitait un audit approfondi pour en garantir l’exactitude.

« Je craignais toujours d’oublier quelque chose ou de mal remplir le formulaire, par exemple d’indiquer les mauvaises dépenses pour un employé, et d’avoir une paie incorrecte », explique Roman Becka, spécialisé dans la gestion des paies au sein de SentinelOne.

Le défi est accentué par la nécessité d’embaucher et de retenir les meilleurs talents partout dans le monde. La solution devait prendre en charge toutes les options d’emploi, y compris la possibilité de mettre en place des options de type EOR dans de nombreux pays, et aider SentinelOne à ouvrir de nouvelles entités et à faire passer efficacement les travailleurs de l’EOR à la paie.

Pour SentinelOne qui considère son main-d’œuvre comme étant la clé de son succès, l’expérience des employés est essentielle. Toute modification de sa méthode de paie devait profiter à ses employés ainsi qu’au service de paie.

La solution

Modernisation du processus des paies

Papaya a rapidement mis à jour le logiciel de paie SentinelOne, automatisant ainsi le processus et garantissant l’exactitude des données grâce à son système d’audit intégré.

« Nous travaillons désormais avec un seul outil et un seul ensemble de données », a déclaré M. Becka. « Nous n’avons pas besoin de collecter toutes les feuilles Excel et de calculer les données. Une fois les salaires mis à jour, le tour est joué. Tout se synchronise automatiquement en arrière-plan et est directement transmis à nos partenaires nationaux. Le risque d’erreur est moindre. »

Le processus d’intégration a également été simplifié, a-t-il ajouté. « Il suffit de saisir quelques informations personnelles de base, le reste se fait automatiquement » conclut-il.

Application de l’expertise locale à l’échelle mondiale

Parallèlement à la migration de ses opérations de paie vers la plateforme Papaya, SentinelOne était en train d’acquérir une société employant des employés dans plusieurs nouveaux sites, une transition qui nécessitait le soutien des experts internes de Papaya et de ses partenaires locaux.

« Papaya nous a aidés sur le plan juridique et opérationnel, et nous n’aurions pas pu le faire sans eux », a déclaré Ana Kershaw, partenaire senior en ressources humaines de SentinelOne. « Papaya a été un véritable guide pour nous dans cette situation, en nous orientant et en nous conseillant dans les premières phases de notre établissement dans un nouveau pays. »

M. Becka a noté que le modèle ICP de Papaya, son réseau d’experts en paie privilégiés dans chaque site, a apporté une immense valeur ajoutée à l’opération. « Nos partenaires locaux ne se contentent pas de calculer les paies. Ils offrent des conseils d’experts sur les démarches à suivre, par exemple si nous voulons offrir des avantages sociaux à nos employés ou si nous sommes confrontés à une cessation d’emploi difficile », a-t-il déclaré.

Une solution unique, de bout en bout

Ana a été impressionnée de voir à quel point Papaya couvrait toutes les étapes du processus de paie et même plus. « Qu’il s’agisse du traitement des paie ou de l’aide à l’emploi de bout en bout, nous avons tous les outils nécessaires pour nous développer à l’échelle mondiale en un seul endroit avec Papaya » dit-elle.

Résultats

Avec Papaya qui s’occupe de la paie et qui apporte des conseils d’experts pour l’expansion grâce à son réseau d’ICP, SentinelOne a trouvé un partenaire fiable à tous les niveaux de son changement de processus de gestion de la paie.

Visibilité

En remplaçant le système de paie manuel de SentinelOne par une plateforme automatisée qui rassemble ses 33 sites sur un seul écran, SentinelOne bénéficie d’une visibilité qui lui faisait défaut à l’époque des processus manuels. « Pour suivre les informations dont nous avions besoin, nous utilisions plusieurs fichiers Excel », a déclaré M. Becka. « Tout se passe désormais sur la plateforme de Papaya. Nous recourons à la BI de Papaya pour notre comparaison des coûts ».

Intégrations

« Avec les intégrations de Papaya, je peux obtenir ce dont j’ai besoin en appuyant sur un bouton », a déclaré Roman Becka, notant que SentinelOne a intégré ses données Netsuite et Expensify avec la Papaya plateforme.

« Auparavant, nous devions préparer les écritures de journal manuellement, mais maintenant Papaya génère ces écritures de journal automatiquement et les télécharge dans Netsuite », a déclaré M. Becka.

« Avec Expensify, nous avions l’habitude de télécharger manuellement les informations et de les charger manuellement dans le profil de chaque employé. Grâce à cette intégration, tout se déroule automatiquement. »

Sécurité

« Nous sommes une entreprise spécialisée dans la cybersécurité, c’est pourquoi la cybersécurité est une priorité absolue pour nous », a déclaré M. Becka. « Le portail personnel de Papaya est un moyen sûr d’accéder aux informations privées et aux fiches de paie. Certaines entreprises transmettent encore des fiches de paie par e-mail, ce qui est absurde. Mais Papaya dispose d’un moyen sécurisé de bout en bout pour les envoyer.

Un partenaire pour la croissance

Le plus important est peut-être que SentinelOne a gagné un véritable partenaire de croissance qui soutient ses opérations aujourd’hui et l’aide à préparer l’avenir.

« Nous avons vraiment l’impression d’avoir une extension de notre propre équipe. Nous sommes très bien intégrés et nous collaborons étroitement, et c’est ce qui assure la continuité des activités dans tous les sites », a déclaré Mme Kershaw.

« Nous sommes convaincus que Papaya sera en mesure de soutenir notre croissance et notre expansion et de continuer à contribuer à notre succès », a-t-elle ajouté.